Thủ tục công chứng, chứng nhận lãnh sự và hợp thức hóa tại Hàn

Cập nhật 2023-08-26: Địa chỉ mới của nơi hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc

Đăng ký dịch vụ dịch thuật – công chứng – HPH lãnh sự của GoKorea

Tổng quan về chứng nhận lãnh sự

Chứng nhận lãnh sự (Legalization/ 영사확인) là quá trình kiểm chứng hoặc xác thực một văn bản, tài liệu pháp lý. Mục đích để hệ thống pháp luật nước ngoài nhìn nhận, đánh giá nó dưới góc độ có hiệu lực pháp luật đầy đủ ở nước đó.

Ví dụ như giấy tờ ở Hàn Quốc muốn dùng được ở VN cần phải được xác nhận ở Bộ Ngoại giao Hàn Quốc. Giấy tờ ở VN muốn dùng được ở Hàn Quốc cũng phải làm ở Bộ ngoại giao VN.

Với người Việt tại Hàn, có nhiều giấy tờ cần hợp pháp hoá như bằng lái, bằng tốt nghiệp, giấy chứng sinh của con cái… Mọi giấy tờ chỉ có thể sử dụng được ở Việt Nam khi có sự chứng nhận lãnh sự từ phía Bộ Ngoại giao Hàn Quốc và đại sứ quán Việt Nam.

Nơi chứng nhận lãnh sự

Văn phòng hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ trực thuộc Cục đồng bào Hàn Quốc (재외동포청) nằm ở địa chỉ 서울 종로구 율곡로6, 트윈트리타워 A동 15층 từ ngày 2023/06/05

Hình ảnh từ GO-KOREA: 366735837 825691349223800 2596326907251937825 n

Cách đi đến vị trí mới của văn phòng hợp pháp hoá lãnh sự: Ga 안국 (line 3). Chú ý vào tòa nhà A chứ không phải nhà B nhé.

Thủ tục chứng nhận lãnh sự

Tại đây, các bạn sẽ phải thực hiện lần lượt và đầy đủ các công đoạn: dịch, công chứng và chứng nhận lãnh sự.

Bước 1: Dịch tài liệu sang tiếng Việt/Anh. Trung bình thời gian dịch sẽ mất khoảng 20 đến 30 phút. Và chi phí dịch là 25,000원 / trang tài liệu. (2023). Có nhiều cách dịch:

Đến các dịch vụ chuyên dịch thuật để dịch
Nhờ bạn bè có TOPIK 5/6 để dịch
Nhờ văn phòng công chứng dịch

Để thủ tục được nhanh chóng các bạn nên làm theo cách 1, 2.

Bước 2: Đến văn phòng công chứng và lấy dấu công chứng. Thời gian cho thao tác thứ 2 này nhanh hơn thao tác thứ nhất một chút: 5 – 10 phút. Còn về chi phí công chứng tài liệu: 28,000원 / tài liệu (2023)

Lưu ý:

Cho dù tài liệu đã là tiếng anh sẵn thì vẫn cần công chứng.
Nếu là bản thân đi công chứng giấy tờ thì không cần phải dịch thuật vẫn có thể công chứng, nhưng nếu là người khác đi thì phải dịch thuật, đây là quy định của văn phòng công chứng
Nếu có bằng TOPIK 5, 6, bạn có thể tự dịch để tiết kiệm chi phí dịch, chỉ trả phí công chứng. Cần in bằng TOPIK ra mang theo khi công chứng và ký tên xác nhận độ chính xác của bản dịch khi công chứng (hệ quả là nếu nhờ bạn bè dịch thì khi công chứng người bạn này cũng phải đi theo để trực tiếp ký tên)

Văn phòng công chứng / biên dịch gần nhất ở địa chỉ mới nằm dưới tầng B1, có nhân viên người Việt

Hình ảnh từ GO-KOREA: 366672017 825686672557601 9017720936420906304 n

Bước 3: Xác nhận lãnh sự

Download Đơn 본부영사확인신청서 (phiếu xin xác nhận lãnh sự) (tiếng Hàn, file doc)Download

1. Lấy tờ đơn ở chỗ cán bộ hướng dẫn (hoặc download ở trên) để điền vào. Lưu ý là không nên rút số trước khi điền xong đơn vì bạn sẽ mất lượt. Trong đó:

신청자 인적사항: Thông tin cá nhân của người yêu cầu chứng thực.
신청인 성명: Tên tiếng Hàn
신청인 영문성명: Tên tiếng Anh
주민등록번호: Số chứng minh nhân dân
연락처: Điện thoại liên hệ
주소: Địa chỉ thường trú
문서의 명칭: Tên của tài liệu cần chứng thực
제출대상 공관: Nơi nhận (bạn chỉ cần ghi Viet Nam)
문서발급기관: Tên của cơ quan phát hành tài liệu

Hình ảnh từ GO-KOREA: 366952042 825691219223813 1017973333348070485 n — Máy rút số hợp pháp hóa lãnh sự

2. Đi mua 1 bộ tem ở quầy cuối cùng. Giá là 1000원/ 2 con tem, dùng được cho 1 bộ tài liệu (2 bộ phải mua 2000, 3 bộ phải mua 3000…)

3. Trở lại quầy hướng dẫn điền đơn và rút số ở máy ngay cửa quầy số 1.

4. Ngồi đợi tới số của mình rồi nộp hồ sơ.

5. Đưa số chứng minh thư người nước ngoài (Alien Registration Card) để nhân viên nhận dạng. Và nhận phiếu hẹn. Cuối cùng, đợi khoảng 30 phút sau là bạn có thể lấy được tài liệu chứng thực.

Đăng ký dịch vụ dịch thuật – công chứng – HPH lãnh sự của GoKorea

Chứng nhận lãnh sự và apostille khác nhau như thế nào?

Việt Nam không nằm trong danh sách các nước có thể làm Apostille nên các bạn không cần quan tâm. Căn bản Apostille khác chứng nhận lãnh sự ở chỗ không cần phải xác nhận qua đại sứ quán mà có thể dùng luôn ở nước khác sau khi Apostille

Hình ảnh từ GO-KOREA: Screen Shot 2020 09 27 at 01.16.10 PM — Đơn xin apostille

Hợp pháp hóa lãnh sự

Làm tại Đại sứ quán Việt Nam tại Hàn Quốc

Trước khi đi, bạn nên điền trước thông tin giấy tờ cần hợp pháp hóa vào mẫu sau (Mẫu LS/HPH-2012/TK) và in ra trước để tiết kiệm thời gian khi đến đại sứ quán

Cách điền vào mẫu này như sau

Hình ảnh từ GO-KOREA: cach dien hph rotated

Mau-LSHPH-2012TK Download

Thông tin địa chỉ đọc tại bài Đại sứ quán Việt Nam tại Hàn Quốc

Hình ảnh từ GO-KOREA: may boc so dsq — Máy bốc số

Cách bốc số

Khi đến đại sứ quán, bạn điền vào phiếu thông tin làm việc (họ tên, số điện thoại, số hộ chiếu, nội dung làm việc). Người ngồi ngay cửa sẽ xác nhận lịch hẹn của bạn xong đưa cho bạn số. Người này chỉ nói tiếng Hàn. Nếu không đặt trước bạn sẽ phải chờ rất lâu để có số.
Sau khi vào trong, ngồi chờ đến lượt
Đối với người Hàn, có thể bốc số ở bên trong, dùng máy bên trái và bấm vào nút màu đỏ
- Máy bên phải chỉ dùng vào buổi chiều khi nhận hồ sơ trả về

Hình ảnh từ GO-KOREA: phong cho dsq — Phòng chờ đại sứ quán VN tại Hàn Quốc

Chuẩn bị

Nếu cần làm gấp không cần đến quá sớm, chỉ cần tới đúng giờ đại sứ quán mở cửa, hàng không quá dài
Bạn tới lúc nào có thể vào lúc đó, không quan trọng giờ hẹn, miễn là có đặt hẹn trong ngày hôm đó
Mang theo hộ chiếu + 1 bản photo
Mang theo thẻ người nước ngoài + 1 bản photo
Mang hồ sơ cần làm + 1 bản photo
Nếu không photo trước, bạn sẽ phải photo ở dịch vụ gần đại sứ quán khá đắt

Thời gian từ lúc nhận hồ sơ đến lúc hoàn tất: 1 tuần

Đối với người Hàn thì không cần passport và thẻ ID

Lưu ý về việc hợp pháp hóa lãnh sự một số giấy tờ thông dụng

Thời gian làm việc 여권 영사민원실: 9h sáng đến 18h chiều, nghỉ trưa 12h-13h. Thời gian chờ hồ sơ: khoảng 20~30 phút.
Thời gian làm việc ĐSQ Việt Nam tại Hàn: Nhận hồ sơ đến hết 12h30 sáng, trả hồ sơ vào buổi chiều từ 14h30 đến 18h các ngày trong tuần
Để hoàn thành hồ sơ trong vòng 1 NGÀY, trong buổi sáng các bạn phải dịch, công chứng + xin dấu Bộ Ngoại Giao Hàn + nộp hồ sơ xin dấu công chứng ĐSQ Việt Nam tại Hàn. Buổi chiều chỉ đợi nhận hồ sơ.
Phần dịch tài liệu và công chứng không nhất thiết phải làm tại Bộ Ngoại giao Hàn Quốc. Bạn hoàn toàn có thể làm ở các văn phòng công chứng bên ngoài.
Giấy tờ sau khi chứng nhận lãnh sự ở trên có thể sử dụng được ở Đại sứ quán Việt Nam tại Hàn Quốc. Và trong trường hợp bạn muốn sử dụng tại Việt Nam thì phải mất một khoản phí hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Hàn Quốc.
Trước Đại sứ quán chấp nhận giấy tờ tiếng Anh, nhưng giờ giấy tờ được cấp tại Hàn phải được dịch công chứng sang tiếng Việt và có dấu của bộ ngoại giao Hàn mới xin được dấu tại Đại sứ quán Việt Nam. Các bạn cần lưu ý, nhất là những bạn làm hồ sơ giấy khai sinh, nhập quốc tịch…
TIP: Các bạn ở xa để tiết kiệm thời gian chờ đợi và đi lại, có thể chụp bản dịch và gửi cho văn phòng dịch công chứng luật sư trước để đỡ mất thời gian mà giá rẻ hơn là làm ngay trong ngày. Khi đến có thể nhận giấy tờ mang lên tầng 6 xin dấu bộ ngoại giao luôn, không mất thời gian chờ đợi hay đến muộn quá không kịp sang ĐSQ lại phải đi về.

Ghi chú về việc hợp thức hóa bằng cấp Việt Nam tại Hàn

Các bạn không thể hợp thức hóa bằng cấp Việt Nam tại Hàn vì chỉ có bộ ngoại giao Việt Nam có đủ chuyên môn và quyền hạn để thẩm tra bằng do Việt Nam cấp.

Hy vọng những chia sẻ về thủ tục công chứng, chứng nhận lãnh sự và hợp thức hóa tại Hàn sẽ có ích cho các bạn. Để biết thêm nhiều điều hữu ích về luật pháp dành cho người Việt Nam tại Hàn Quốc, hãy ghé thăm website của chúng tôi mỗi ngày nhé!