I-Cách thức Hợp pháp hóa lãnh sự về hồ sơ (Được các cơ quan nhà nước cấp) của Việt Nam để sử dụng ở Hàn Quốc.
- Xin cấp hồ sơ ở cơ quan có thẩm quyền (VD: Lý lịch tư pháp tại Sở Tư Pháp, các học bạ, bằng cấp tại trường học ở Việt Nam, CMT, Sổ hộ khẩu, Giấy khai sinh, Giấy xác nhận…).
- Dịch sang tiếng Hàn hoặc tiếng Anh ở phòng công chứng Nhà Nước.
- Xin tem và dấu hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục lãnh sự – Bộ ngoại giao Việt Nam. (Địa chỉ: 40 Trần Phú, Q.Ba Đình, Hà Nội) vào bản dịch.
- Qua Phòng lãnh sự – Đại sứ quán Hàn Quốc xin hợp pháp hóa lãnh sự (Địa chỉ: SQ4 Khu Ngoại Giao Đoàn, Đỗ Nhuận, Xuân Tảo, Bắc Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam).
Những hồ sơ cần thiết khi xin Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Hàn Quốc:
- Bản dịch đã được hợp pháp hóa của Cục lãnh sự Việt Nam
- Bản Photo của bản dịch đã hợp pháp hóa lãnh sự
- Đối với hồ sơ Lý lịch tư pháp, Giấy tình trạng hôn nhân, Giấy khám sức khỏe: Yêu cầu có tem đóng dấu hợp pháp hóa của Cục lãnh sự – Bộ ngoại giao VN trên cả bản gốc của 3 giấy tờ trên, và photo bản gốc đã được hợp pháp hóa.
- 01 Bản Photo của CMND hoặc Hộ Chiếu
Trong trường hợp nộp hộ:
- Người nộp hộ có quan hệ thân nhân (bố mẹ, vợ chồng, con,…có cùng sổ hộ khẩu) với chủ hồ sơ: 01 bản Photo CMT của người nộp hộ, 01 bản Photo Sổ hộ khẩu hoặc Giấy khai sinh hoặc Giấy kết hôn.
- Đại sứ quán không chấp nhận các trường hợp nộp hộ mà không chứng minh được quan hệ thân nhân bằng giấy tờ hợp lệ.
- Bản gốc của tất cả các giấy tờ trên (bao gồm các giấy tờ cần hợp pháp hóa và các giấy tờ tùy thân đi kèm để chứng minh).
- Bản photo của bản gốc học bạ, bằng cấp (01 bản mỗi giấy tờ).
Khi đến xin hợp pháp hóa lãnh sự về Học bạ và Bằng tốt nghiệp phổ thông các cấp (ngoại trừ Bằng đại học/cao đẳng/ trung cấp…) phải cung cấp thông tin số điện thoại phòng văn thư của trường, và địa chỉ cụ thể của trường. Yêu cầu học sinh thông báo rõ tình trạng của trường học (ví dụ đã thay đổi tên, thay đổi địa chỉ, đã giải thể, chuyển đổi hình thức đào tạo.v.v…) để thuận lợi cho công tác xác nhận.
Lệ phí : 4$/bản cần hợp pháp hóa lãnh sự
Thời gian thu hồ sơ: Buổi sáng từ 9h đến 12h các ngày trong tuần từ thứ 2~6.
Trước khi nộp hồ sơ phải xin giấy xác nhận của nhà trường đã từng học ( xem ở mục thông báo số 36 về hợp pháp hóa lãnh sự bằng cấp). Khi nộp hồ sơ mà không có giấy xác nhận của nhà trường sẽ không được thu hồ sơ.
Thời gian xử lý hồ sơ: 1 ngày. Trường hợp xin xác nhận Bằng cấp/ Học bạ mất 2 ngày làm việc. Thời gian trả kết quả hồ sơ: Các ngày trong tuần từ thứ 2~6. Buổi chiều 2h-4h. Trường hợp trả kết quả Bằng cấp/ Học bạ: từ 3h-4h chiều.
II-Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ được cấp tại Hàn Quốc để dùng ở Việt Nam.
1. Loại giấy tờ
Các hồ sơ, giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền, công ty tại Hàn Quốc cấp cho người Hàn Quốc/ người Việt Nam (VD: bằng tốt nghiệp ĐH do trường ĐHHQ cấp, lý lịch tư pháp được cấp tại HQ, chứng nhận kinh nghiệm làm việc do công ty HQ cấp, giấy chứng nhận quan hệ gia đình do cơ quan có thẩm quyền của HQ cấp.v.v…), tất cả các giấy tờ trên đều phải xử lý và hợp pháp hóa lãnh sự TẠI HÀN QUỐC để có thể sử dụng hợp pháp tại các cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam.
Lưu ý: Đại sứ quán HQ tại Việt Nam KHÔNG CÓ thẩm quyền để giải quyết và xử lý các hồ sơ được cấp tại HQ như trên.
2. Quy trình thực hiện
- Trường hợp đối với các hồ sơ do công ty Hàn Quốc cấp: cần công chứng chữ ký/ dịch thuật công chứng tại văn phòng công chứng ở Hàn Quốc.
- Xin hợp pháp hóa lãnh sự ở BỘ NGOẠI GIAO HÀN QUỐC.
- Xin hợp pháp hóa lãnh sự ở ĐẠI SỨ QUÁN VIỆT NAM TẠI HÀN QUỐC
Các hồ sơ được cấp ở HQ sau khi được xử lý như các bước bên trên đã đủ tính pháp lý và có thể sử dụng hợp pháp tại VN, nộp cho các cơ quan có thẩm quyền tại VN.
Vd: Người HQ xin giấy phép lao động tại VN cần: giấy chứng nhận kinh nghiệm làm việc do công ty HQ cấp, bằng tốt nghiệp ĐH ở HQ, lý lịch tư pháp do Cảnh sát HQ cấp… những giấy tờ trên cần được hợp pháp hóa lãnh sự tại HQ, sau đó có thể nộp tại Sở Lao Động của Việt Nam để làm thủ tục xin Giấy phép lao động.
